L'analyse fonctionnelle est un travail préalable à la mise en œuvre de toute évolution importante de l'Entreprise :

• Mise en oeuvre des processus de qualité,
• Passage aux trente-cinq heures,
• Rédaction d'un cahier des charges informatiques,
• Réorganisations...

Elle fractionne et décrit de manière logique, claire et compréhensible par un non-spécialiste, les missions, les fonctions et les actions courantes d'une entreprise.

Toute orientation stratégique ne peut être définie qu'après l'appréciation précise des éléments de la valeur ajoutée des productions de l'entreprise, de celle de chaque étape des processus et l'appréhension de chacune des ressources mises en oeuvre.

L'analyse fonctionnelle se déroule en plusieurs étapes :

Détermination des missions.

La première étape consiste à déterminer les missions essentielles des différents services et directions. Il n'est pas rare de voir des responsables avoir des difficultés à exprimer simplement et clairement les missions et à les distinguer des moyens ou des actions. Après formulation des missions, il est procédé à une analyse critique des étapes de l'exécution et à la description des tâches correspondantes.

Détermination des fonctions

" Chez nous c'est spécial... Là c'est vraiment particulier... nous n'avons que des cas particuliers..."
Les personnes absorbées par l'action manquent de recul sur leur propre travail.

Les fonctions de l'entreprise sont plus ou moins interdépendantes. Des actions sont souvent redondantes, voire antinomiques. Des informations pourtant disponibles ne sont pas exploitées alors que leur prise en compte permettrait d'éviter des pertes de temps, de ressources, d'argent...

L'analyse fonctionnelle, est réalisée par une itération qui conduit à réexaminer les actions et les informations à traiter dans le cadre des organisations nouvelles ou envisagées.

Les interactions entre les fonctions, les rétroactions internes aux fonctions doivent être examinées dans une perspective dynamique d'évolution.

La production, la transmission et l'exploitation des informations doivent rester cohérentes avec les évolutions de l'organisation.

Les doubles saisies doivent être éliminées si elles ne sont pas justifiées par un impératif besoin de contrôle. La transmission des données aux exécutants, services ou directions qui doivent les connaître, en découle naturellement.

Détermination des actions.

L'analyse des fonctions permet de mettre en évidence, de dénombrer et de décrire les actions, ce qui conduit à évaluer leur fréquence, leur durée et les ressources qu'elles consomment.
Cette revue de toutes les activités et de leur cadre donne aux différents acteurs l'occasion :

• De procéder à une réflexion approfondie sur leur métier et les actions qu'ils conduisent ou auxquelles ils participent,
• D'acquérir une vision plus globale et plus claire de l'entreprise, de sa mission et de ses actions.
• De rationaliser et d'optimiser les processus, les flux d'informations, les relations entre les personnels, les services et les directions.

L'analyse fonctionnelle de la société est matérialisée sous forme d'un document de référence qu'il est utile de mettre à la disposition des salariés et des arrivants. Ce document fait gagner du temps et de la précision dans la transmission du savoir-faire. Il doit être maintenu à jour au fur et à mesure de la vie de la société.

L'analyse fonctionnelle occasionne un surcroît de travail au sein de l'entreprise qui doit y participer activement mais ne peut en général pas la mener à bien par ses propres moyens. L'apport d'une société extérieure, avec son savoir-faire spécifique et ses capacités de travail complémentaires, est le plus souvent indispensable.

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